¿Cómo declarar incapacidades y licencias en renta?
La respuesta corta es: primero identifica la naturaleza del pago. Para una persona natural residente que declara el año gravable 2025, una incapacidad por enfermedad, una licencia remunerada de maternidad o una licencia de paternidad suelen revisarse como pagos relacionados con rentas de trabajo. No los conviertas en una renta exenta solo porque el comprobante use la palabra “auxilio”, porque pague una entidad del sistema de salud o porque el dinero haya llegado separado del salario.
El instructivo vigente del Formulario 210 menciona expresamente el auxilio por enfermedad y el auxilio de maternidad dentro de los ingresos brutos de las rentas de trabajo. La doctrina DIAN sobre incapacidades también distingue las incapacidades de las indemnizaciones del artículo 206; y el Oficio DIAN 901191 de 2020 reitera la misma separación para licencias de maternidad y paternidad.
La etiqueta del pago no decide el tratamiento
¿Qué diferencia hay entre una incapacidad y una indemnización?
| Pago recibido | Tratamiento inicial | Qué debes probar |
|---|---|---|
| Incapacidad por enfermedad general | Pago que reemplaza o auxilia el ingreso durante el periodo certificado; no es exento automáticamente. | Certificado de incapacidad, liquidación, pagador, fechas y valor bruto. |
| Incapacidad por accidente de trabajo | No la conviertas en la indemnización exenta del artículo 206 sin comprobar que el pago tenga realmente esa naturaleza. | Origen del evento, certificado de la ARL o empleador y separación entre incapacidad e indemnización. |
| Licencia de maternidad | Pago laboral que se revisa con los ingresos de trabajo; no es por sí mismo la indemnización que protege la maternidad. | Certificado de licencia, nómina, certificado del pagador y fecha de reconocimiento. |
| Licencia de paternidad | La doctrina DIAN no la trata como la indemnización exenta del numeral 2 del artículo 206. | Certificado del pagador, nómina y valor incluido en el total laboral. |
| Indemnización por accidente, enfermedad o protección a la maternidad | Puede revisarse como renta exenta del artículo 206 si cumple la descripción legal y la prueba; no la mezcles con la incapacidad. | Acto, acuerdo o liquidación que identifique la indemnización, norma aplicada y valor bruto. |
El artículo 206 del Estatuto Tributario enumera las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad y las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad. La DIAN ha precisado que una incapacidad no adquiere esa exención por el solo hecho de estar relacionada con una enfermedad o un accidente. Si el caso contiene una indemnización laboral por despido, una conciliación o varios conceptos, consulta también la guía sobre indemnizaciones por terminación laboral.
¿En qué casillas del Formulario 210 se revisa?
El formulario no se diligencia con el valor neto transferido por la EPS, la ARL o el empleador. Reconstruye el valor bruto del ingreso y luego separa los ingresos no constitutivos, las rentas exentas y las retenciones que sí estén soportadas. La casilla depende de si el documento demuestra un pago laboral ordinario o una verdadera indemnización amparada por el artículo 206.
| Dato | Casilla o sección | Control antes de diligenciar |
|---|---|---|
| Incapacidad o licencia como pago laboral | 32 · Ingresos brutos de las rentas de trabajo | Usa el valor bruto y revisa si ya está incluido en salarios, otros pagos o el total del Formulario 220. |
| Ingresos no constitutivos | 33 · Ingresos no constitutivos de las rentas de trabajo | No lleves aquí una incapacidad o licencia por intuición; primero identifica si existe una regla legal específica distinta. |
| Indemnización que sí cumple el artículo 206 | 36 · Otras rentas exentas de las rentas de trabajo | Conserva la liquidación y la norma que demuestra que es indemnización, no incapacidad o licencia. |
| Total de rentas exentas y deducciones | 37 y 41 · Depuración y límites de rentas de trabajo | Verifica los límites aplicables y que la misma suma no aparezca en dos categorías. |
| Retenciones practicadas | 132 · Retenciones del año gravable a declarar | Concilia certificados de empleador, EPS, ARL u otro pagador; la retención no reduce el ingreso bruto. |
El formulario 220 tampoco tiene una casilla exclusiva
Paso a paso para declarar el pago
- 1. Confirma el año gravable: separa pagos, ajustes y reconocimientos de 2025 de valores causados o recibidos en otros años.
- 2. Identifica el concepto exacto: distingue incapacidad, licencia, salario, prestación social, reembolso e indemnización; no trabajes solo con el movimiento bancario.
- 3. Pide el soporte del pagador: reúne certificado de EPS o ARL, liquidación, nómina, desprendibles, Formulario 220 y comprobantes de pago.
- 4. Reconstruye el valor bruto: compara el valor reconocido, el valor transferido y la retención. No declares únicamente lo que llegó después de descuentos.
- 5. Revisa la casilla 32: si es una incapacidad o licencia laboral, concíliala dentro del total bruto de rentas de trabajo y evita duplicarla con el 220.
- 6. Separa una indemnización real: solo revisa la casilla 36 si el documento demuestra una indemnización de las previstas en el artículo 206; no cambies la clasificación para obtener una exención.
- 7. Lleva la retención aparte: concilia el certificado del pagador con la casilla 132 y con el resto de retenciones del año.
- 8. Comprueba el borrador: compara la declaración sugerida, la información exógena, el Formulario 220 y los soportes; la propuesta de la DIAN no reemplaza tu realidad económica.
Si eres empleado: cómo leer el Formulario 220
El Formulario 220 de 2026 separa salarios, prestaciones sociales, otros pagos, aportes obligatorios y retenciones. Como no tiene una casilla exclusiva para incapacidades o licencias, el valor puede estar incluido en “otros pagos” o en el rubro que el empleador haya utilizado de acuerdo con su certificación. Esa ubicación no convierte el pago en exento: debes leer el concepto y conciliar el total de ingresos brutos con el Formulario 210.
| Revisión | Pregunta | Qué hacer si no coincide |
|---|---|---|
| Total de ingresos brutos | ¿El 220, la nómina y los comprobantes suman lo mismo? | Pide un certificado corregido o una explicación escrita; no borres el pago para que coincida con el borrador. |
| Concepto del pago | ¿Es incapacidad, licencia, salario, prestación, reembolso o indemnización? | Solicita liquidación detallada y el fundamento del pago antes de escoger una renta exenta. |
| Entidad pagadora | ¿Quién pagó y quién certificó: empleador, EPS o ARL? | Concilia fecha, valor bruto, valor neto y retención entre el pagador y el empleador. |
| Retención | ¿La retención aparece en el certificado correcto y coincide con la casilla 132? | Revisa la guía de retenciones en la fuente y pide aclaración al agente retenedor. |
No sumes el 220 dos veces
Si tienes ingresos como independiente
Una persona que trabaja por cuenta propia puede recibir pagos de naturaleza diferente a una relación laboral. No copies automáticamente esta guía a una incapacidad pagada a un independiente: revisa si el pago reemplaza honorarios, si fue reportado por una entidad, a qué actividad se relaciona y qué certificado existe. La clasificación de la renta, la procedencia de costos y la forma de depuración deben mantenerse coherentes.
- Separa fuentes: no mezcles honorarios, servicios, salario, incapacidades, reembolsos y pagos de seguros en una sola bolsa.
- Conserva la trazabilidad: relaciona el certificado de la incapacidad con el periodo, el contrato o actividad y el comprobante bancario.
- Evita doble beneficio: no lleves el mismo valor como ingreso no constitutivo, costo, deducción o renta exenta sin una norma que lo autorice.
- Revisa la guía de independientes: la comparación entre costos y gastos y la renta exenta del 25 % puede cambiar la depuración de los honorarios.
Cuando el caso deja de ser rutinario
Errores frecuentes
- Llevar toda incapacidad o licencia a la casilla de rentas exentas porque el pago lo hizo una EPS o una ARL.
- Confundir la incapacidad por accidente o enfermedad con la indemnización por accidente de trabajo o enfermedad que menciona el artículo 206.
- Declarar el valor neto transferido y olvidar el valor bruto o la retención certificada.
- Sumar de nuevo el giro de la EPS o ARL cuando ya está incluido en el Formulario 220 y en el total laboral.
- Tratar una licencia de maternidad o paternidad como una indemnización por protección a la maternidad sin revisar el documento jurídico del pago.
- Modificar la cifra del certificado para que coincida con la declaración sugerida, en lugar de pedir una corrección al informante.
- Llevar una misma suma a la casilla 32 y a la casilla 36, o a una deducción, sin sustento documental y normativo.
La declaración sugerida no resuelve la clasificación
¿Qué soportes debes conservar?
| Soporte | Qué debe permitir comprobar |
|---|---|
| Certificado de incapacidad o licencia | Origen, fechas, tipo de prestación, beneficiario y periodo al que corresponde. |
| Liquidación de EPS, ARL o empleador | Concepto pagado, valor bruto, descuentos, retención y valor neto. |
| Formulario 220 y nómina | Dónde se certificó el pago laboral, aportes, retenciones y total de ingresos. |
| Extractos y comprobantes | Fecha y valor efectivamente recibido, pagos parciales, reintegros o diferencias. |
| Acto o acuerdo de indemnización | Si el pago pretende ser una indemnización, la norma, causa, liquidación y separación de cualquier incapacidad o licencia. |
| Hoja de conciliación | Cómo pasaste de cada documento a la casilla 32, 36 y 132 sin duplicar valores. |
Puedes completar esta carpeta con la lista general de documentos para declarar renta, la guía para revisar la declaración sugerida y la guía de empleados con ingresos adicionales.
¿Cómo ayuda Justi y cuál es su límite?
Justi puede leer el Formulario 220, organizar certificados de EPS o ARL, comparar nómina, extractos y retenciones, y preparar una tabla para que revises si el valor está contado una sola vez. También puede señalar documentos faltantes y diferencias entre los soportes y el borrador de la DIAN.
Justi no certifica la naturaleza laboral o indemnizatoria de un pago, no corrige información de terceros, no decide si una conciliación protege la maternidad y no sustituye a un contador o abogado en un litigio, una indemnización compleja o una diferencia relevante. La responsabilidad de comprobar los documentos y presentar la declaración correcta es tuya.
Revisión mínima antes de firmar
Fuentes oficiales consultadas
Esta guía fue actualizada el 12 de agosto de 2026 para la declaración del año gravable 2025. Se revisaron el micrositio DIAN de renta de personas naturales , el Formulario 210 e instructivo 2026 , el Formulario 220 de 2026 , el artículo 206 del Estatuto Tributario , el Oficio DIAN 27408 de 2019 , el Oficio DIAN 901191 de 2020 y la Resolución DIAN 227 de 2025 . Las casillas y reglas pueden cambiar para otros años gravables: revisa siempre el formulario e instructivo del periodo que vas a declarar.
Preguntas frecuentes
¿Las incapacidades por enfermedad son rentas exentas?
No automáticamente. La DIAN ha distinguido el pago de una incapacidad de la indemnización por accidente de trabajo o enfermedad del artículo 206 del Estatuto Tributario. Si el documento es una incapacidad o auxilio que sustituye el ingreso laboral, revísalo primero como ingreso de trabajo y no como renta exenta solo por provenir de una EPS o una ARL.
¿La licencia de maternidad se declara como renta exenta?
La licencia remunerada de maternidad no es, por ese solo nombre, una indemnización exenta. La doctrina DIAN la trata como un pago laboral gravado; el Formulario 210 vigente incluye el auxilio de maternidad dentro de los ingresos brutos de rentas de trabajo. Una indemnización distinta que proteja la maternidad requiere un análisis separado.
¿La licencia de paternidad tiene el mismo tratamiento?
Sí, para esta distinción tributaria no debes llevarla automáticamente a rentas exentas. La DIAN ha señalado que la licencia de paternidad no es la indemnización que menciona el numeral 2 del artículo 206. Concíliala con el certificado del pagador y con el total de ingresos laborales.
¿En qué casilla del Formulario 210 se registran?
Una incapacidad o licencia que sea un pago laboral se revisa dentro de los ingresos brutos de rentas de trabajo, casilla 32, sin sumarla dos veces si ya está incluida en el certificado. Una indemnización que sí cumpla el artículo 206 puede revisarse como otra renta exenta en la casilla 36. La clasificación depende de la naturaleza y el soporte, no del nombre que aparezca en el extracto.
¿Quién pagó la incapacidad cambia la casilla?
No decidas solo por el pagador. Que el dinero venga del empleador, una EPS o una ARL no convierte por sí solo una incapacidad en indemnización exenta. Revisa el certificado de la prestación, el concepto liquidado y cómo fue reportado en el Formulario 220 o en la información del pagador.
¿El Formulario 220 tiene una casilla para incapacidades?
El Formulario 220 de 2026 no muestra una casilla exclusiva con ese nombre. Puede aparecer dentro de otros pagos o de otro concepto laboral según la forma en que el empleador lo certifique. Pide el detalle si el 220, la nómina y los comprobantes no cuentan la misma historia; no agregues el valor otra vez al total bruto.
¿La retención de la incapacidad se resta del ingreso?
No. El ingreso laboral se concilia por su valor bruto y las retenciones se llevan por separado, con los certificados correspondientes, a la casilla 132 del Formulario 210. No declares únicamente el valor neto que llegó a tu cuenta.
¿Cómo puede ayudarme Justi con una incapacidad o licencia?
Justi puede ordenar el Formulario 220, desprendibles, certificados de EPS o ARL y comprobantes de pago, y señalar diferencias o soportes faltantes. No decide si una prestación laboral tiene una naturaleza jurídica distinta, no corrige certificados de terceros y no reemplaza la revisión profesional cuando hay indemnizaciones, demandas o conceptos mezclados.
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