La primera separación: sucesión, heredero y adjudicación
La regla del artículo 7 del Estatuto Tributario trata a las personas naturales y a las sucesiones ilíquidas como contribuyentes. La sucesión ilíquida no es simplemente “la herencia” en lenguaje civil: para renta es el patrimonio que queda administrado después de la muerte y antes de que el juez o notario liquide y adjudique los bienes.
| Etapa | Quién revisa la información | Error que debes evitar |
|---|---|---|
| Desde la muerte hasta la liquidación | La sucesión ilíquida, por medio de su representante inscrito en el RUT. | Repartir los inmuebles, cuentas o inversiones entre los herederos y declararlos dos veces. |
| Durante la administración | La sucesión concilia bienes, rentas, deudas, retenciones y obligaciones pendientes. | Tratar cada consignación como ingreso propio o usar el certificado del heredero en lugar del de la sucesión. |
| Con la adjudicación | El heredero o legatario recibe el bien y analiza la ganancia ocasional en el año de la adjudicación. | Declarar la herencia en la fecha de la muerte o mantener indefinidamente los activos en el RUT del causante. |
La fecha de muerte no es la fecha de adjudicación
¿Quién representa y firma la declaración?
El artículo 572 del Estatuto Tributario y la guía AG 2025 de la DIAN determinan quién cumple los deberes formales. No basta con ser familiar o cónyuge: la persona debe acreditar la calidad que le permite actuar por la sucesión y quedar relacionada en el RUT.
| Situación | Quién puede actuar | Qué debes probar |
|---|---|---|
| Existe albacea | El albacea designado por testamento o por la autoridad competente. | Testamento o documento de designación, identificación y registro de la calidad. |
| No hay albacea, pero un heredero administra | El heredero con administración de los bienes de la sucesión. | Documento expedido por juez o notario que acredite la calidad y el alcance de la administración. |
| No hay albacea ni heredero administrador | El curador de la herencia yacente. | Documento de la autoridad competente que lo nombra. |
| El proceso sucesoral todavía no comenzó | Los herederos pueden designar de común acuerdo a un representante en las condiciones que informa la DIAN. | Documento autenticado o formalizado ante la autoridad competente, con la manifestación de los herederos conocidos. |
El cónyuge sobreviviente no es representante automático
Formulario 210 o 110: la residencia del causante manda
Para la declaración del año gravable 2025, la DIAN indica que una sucesión ilíquida usa el sistema que correspondía al causante en la fecha de su muerte. La Resolución DIAN 227 de 2025 prescribe el Formulario 210 para sucesiones de causantes residentes y el Formulario 110 para sucesiones de causantes no residentes.
| Residencia fiscal del causante al morir | Formulario | Punto de control |
|---|---|---|
| Residente fiscal en Colombia | Formulario 210, sistema de renta cedular. | La sucesión revisa rentas de trabajo, pensiones, capital, no laborales, dividendos y ganancias ocasionales según los hechos y certificados. |
| No residente fiscal en Colombia | Formulario 110, sistema de renta ordinario. | Se revisan las rentas y el patrimonio sujetos al impuesto en Colombia; no uses el 210 solo porque el heredero viva en el país. |
| La sucesión se liquida en un periodo posterior | El formulario vigente y, si corresponde, declaración por fracción del año. | El instructivo del 210 incluye la opción “Nueva fracción año”; valida el periodo y la fecha de adjudicación en el servicio DIAN. |
No elijas el formulario por el domicilio del heredero
RUT y MUISCA: el trámite que habilita la declaración
Si la sucesión está obligada a declarar renta o tiene otra obligación tributaria, la DIAN indica que debe inscribirse o actualizar el RUT del fallecido a través de su representante o apoderado. La página oficial del RUT también explica que la sucesión deja de ser contribuyente cuando se expide y notifica la sentencia o escritura de adjudicación, y que la cancelación está sujeta a la revisión de obligaciones pendientes.
- Reúne la carpeta de identidad: documento de identificación del causante, registro civil de defunción y documento de identidad del representante o apoderado.
- Acredita la representación: adjunta testamento, nombramiento, documento del juez o notario, poder vigente o manifestación del heredero único, según el caso.
- Inscribe o actualiza el RUT: revisa responsabilidades, dirección, actividad y la calidad del representante antes de intentar declarar.
- Habilita el acceso: el representante debe tener usuario y firma electrónica para actuar por la sucesión.
- Entra “a nombre de un tercero”: selecciona el NIT del causante y usa los datos del representante que la DIAN tenga relacionados en el RUT.
- Consulta obligaciones y soportes: revisa declaraciones anteriores, saldos, mora, información reportada y certificados antes de diligenciar.
- Al terminar la sucesión: actualiza el RUT con la liquidación y solicita la cancelación conforme al procedimiento DIAN; no cierres el registro dejando declaraciones o pagos pendientes.
La firma electrónica es la del representante
¿Qué información se lleva a la declaración?
La sucesión prepara una foto fiscal de los bienes y derechos que administra al cierre y una reconstrucción de las rentas, retenciones y movimientos del periodo. El instructivo vigente del Formulario 210 ubica en la casilla 29 el patrimonio bruto, en la 30 las deudas y en la 31 el patrimonio líquido; esas cifras deben corresponder a la situación fiscal de la sucesión, no a la suma de las declaraciones personales de los herederos.
| Dato | Dónde se revisa | Soporte principal |
|---|---|---|
| Bienes y derechos al cierre | Casilla 29 del 210 o sección patrimonial del formulario aplicable. | Certificados bancarios, títulos, escrituras, prediales, inventarios, declaraciones anteriores y documentos de valor fiscal. |
| Deudas pendientes | Casilla 30 del 210 o pasivos del formulario aplicable. | Contratos, estados de cuenta, documentos de fecha cierta y saldo exigible al cierre. |
| Rentas realizadas por la sucesión | La cédula o sección que corresponda a la naturaleza del ingreso. | Certificados de arrendamiento, bancos, fiduciarias, dividendos, ventas, pagos y retenciones. |
| Retenciones | Casilla 132 del Formulario 210, cuando aplique, o la sección equivalente. | Certificados de retención y conciliación con los ingresos reportados. |
| Ventas, adjudicaciones y hechos especiales | Análisis separado antes de llevar la cifra al formulario. | Escritura o sentencia, actas, contratos, comprobantes de pago, costo fiscal y fecha del hecho. |
No clasifiques un movimiento únicamente por la cuenta en la que apareció. Una renta de arrendamiento, un interés, un dividendo, una venta, un reembolso o la devolución de un préstamo tienen soportes y reglas distintas. La regla de patrimonio bruto obliga a revisar los bienes y derechos poseídos al final del periodo, mientras que el ingreso se analiza por el hecho que lo originó.
No netees activos y deudas
Herencia, renta y ganancia ocasional: tres análisis diferentes
El Concepto DIAN 8856 de 2025 explica que, mientras la sucesión no se liquide, conserva la calidad de contribuyente; una vez aprobada la partición o autorizada la escritura, la sucesión deja de existir como contribuyente y el heredero o legatario declara lo que le fue adjudicado según la regla aplicable. La herencia es un hecho de ganancia ocasional para quien la recibe, no una renta ordinaria que deba copiarse en cada año de la sucesión.
| Pregunta | Sucesión ilíquida | Heredero o legatario |
|---|---|---|
| ¿Qué patrimonio revisa? | Los bienes, derechos y deudas que siguen dentro de la masa sucesoral al cierre. | Sus bienes propios y los derechos que ya le fueron adjudicados. |
| ¿Qué ingresos declara? | Rentas realizadas por la sucesión y retenciones asociadas, según el periodo y la naturaleza del hecho. | Sus rentas propias y, cuando se cause, la ganancia ocasional por la herencia o legado adjudicado. |
| ¿Qué documento define el cambio? | Registro civil, RUT y documentos de administración. | Sentencia ejecutoriada o escritura pública de partición y adjudicación. |
| ¿Qué pasa con una venta antes de adjudicar? | Se analiza dentro de la sucesión, con su precio, costo fiscal y soportes. | No se convierte automáticamente en una venta personal del heredero. |
La adjudicación causa el cambio tributario relevante
Paso a paso antes de presentar
- 1. Cierra la línea de tiempo: anota fecha de muerte, residencia fiscal del causante, años por declarar y fecha de adjudicación si ya existe.
- 2. Identifica al representante: confirma si es albacea, heredero con administración, curador o representante designado por los herederos.
- 3. Regulariza el RUT: verifica NIT, responsabilidad del representante, firma electrónica y acceso “a nombre de un tercero”.
- 4. Reúne declaraciones previas: usa la última declaración del causante como pista, pero reconcilia cada cambio ocurrido después de la muerte.
- 5. Haz el inventario patrimonial: lista cuentas, inmuebles, vehículos, acciones, derechos fiduciarios, cuentas por cobrar, efectivo y activos del exterior, si aplica.
- 6. Determina rentas y retenciones: separa ingresos de la sucesión, recuperaciones, ventas, intereses, dividendos, arrendamientos y pagos recibidos por terceros.
- 7. Concilia formulario y soportes: revisa 29, 30, 31, las cédulas o secciones de ingreso, retenciones y cualquier ganancia ocasional de la sucesión.
- 8. Presenta y paga: usa 210 o 110 según corresponda, agrega sanción e intereses si hay extemporaneidad y conserva el formulario y recibo.
- 9. Cierra la sucesión: después de la adjudicación, actualiza y cancela el RUT según la DIAN y entrega al heredero los documentos para su declaración personal.
Usa una hoja de conciliación por año
Plazos, exógena y documentos de respaldo
Para el año gravable 2025, la DIAN fijó los plazos de personas naturales y sucesiones ilíquidas entre el 12 de agosto y el 26 de octubre de 2026 , según los dos últimos dígitos del NIT. Consulta el vencimiento exacto y no asumas que el proceso sucesoral suspende el calendario tributario. Para revisar los topes generales, consulta la guía de quién debe declarar; para ordenar activos y pasivos, revisa la guía de patrimonio y deudas.
| Carpeta | Documentos | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Representación | Registro civil de defunción, identificación, testamento, poder, nombramiento o documento de heredero administrador. | Probar quién puede actualizar el RUT, consultar y firmar. |
| DIAN y acceso | RUT actualizado, firma electrónica, declaraciones anteriores, recibos 490, estados de cuenta y comunicaciones. | Revisar obligaciones pendientes y actuar a nombre del tercero. |
| Patrimonio | Certificados bancarios, escrituras, prediales, vehículos, inversiones, fiduciarias, cuentas por cobrar y deudas. | Determinar patrimonio bruto, pasivos y patrimonio líquido. |
| Rentas | Certificados de intereses, arrendamientos, dividendos, pensiones, ventas, retenciones y pagos. | Clasificar ingresos, costos, deducciones y retenciones del periodo. |
| Adjudicación | Sentencia ejecutoriada o escritura, inventario final, actas, valores adjudicados y comprobantes de pago. | Cerrar el RUT y preparar el análisis del heredero o legatario. |
La información exógena y la declaración sugerida sirven para contrastar, pero no reemplazan la carpeta de la sucesión. La DIAN permite consultar información de otra persona cuando quien lo solicita ejerce representación legal soportada y está inscrito como tal en el RUT; no descargues ni uses información del causante desde una cuenta ajena sin esa autorización.
La exógena no decide quién es dueño
Errores frecuentes y límites de Justi
- Presentar la declaración en el usuario del heredero sin actualizar el RUT y sin actuar a nombre de la sucesión.
- Elegir el formulario por la residencia del heredero en vez de la residencia fiscal del causante al momento de morir.
- Declarar en cada heredero los bienes que todavía no han sido adjudicados o dejar activos fuera de la sucesión porque ya existe un acuerdo familiar.
- Tratar la herencia como salario, renta de capital o consignación ordinaria en lugar de analizar el momento y la naturaleza de la adjudicación.
- Cerrar o cancelar el RUT inmediatamente después de la muerte, aunque existan declaraciones, pagos o rentas pendientes.
- Suponer que el cónyuge, el abogado o el familiar con acceso a los documentos puede firmar sin acreditar la representación.
- Usar el valor de mercado de un bien heredado sin revisar la valoración fiscal, la fecha de adjudicación y las exenciones de ganancia ocasional.
- Aceptar la declaración sugerida o la exógena sin conciliar la masa sucesoral, las deudas, los certificados y los documentos del proceso.
Cuándo pedir revisión profesional
Justi puede ayudarte a organizar una carpeta, detectar documentos faltantes, reconstruir saldos y preparar una conciliación para revisión. No designa al representante, no valida la sentencia o escritura, no reemplaza el trámite del RUT, no decide la residencia fiscal del causante ni presenta o firma por ti ante la DIAN.
Fuentes oficiales consultadas
Esta guía fue actualizada el 18 de agosto de 2026 para la declaración del año gravable 2025. Se revisaron las siguientes fuentes oficiales:
- DIAN · Renta 2025: abecé para personas naturales y sucesiones ilíquidas
- DIAN · Cómo hacer la declaración de renta 2025
- DIAN · Prepárese para la declaración de renta 2025
- DIAN · Formulario 210 e instructivo 2026
- DIAN · RUT: actualización y cancelación de sucesiones ilíquidas
- Estatuto Tributario · artículo 7, personas naturales y sucesiones ilíquidas
- Estatuto Tributario · artículo 261, patrimonio bruto
- Estatuto Tributario · artículo 283, deudas y soportes
- Estatuto Tributario · artículo 302, herencias y ganancias ocasionales
- Estatuto Tributario · artículo 303, determinación del valor
- Estatuto Tributario · artículo 314, tarifa para residentes
- Estatuto Tributario · artículo 572, representantes que cumplen deberes formales
- DIAN · Resolución 227 de 2025, formularios 210 y 110
- DIAN · Oficio 58296 de 2014, representación de la sucesión
- DIAN · Concepto 8856 de 2025, adjudicación de acciones y fin de la sucesión
- DIAN · Comunicado 128 de 2025, calendario tributario 2026
Verifica el año gravable
Preguntas frecuentes
¿Qué es una sucesión ilíquida para la DIAN?
Es el conjunto de bienes, rentas y deudas que deja una persona al fallecer. Para efectos del impuesto de renta existe desde la fecha de la muerte hasta que un juez o notario aprueba la partición o autoriza la escritura de adjudicación; durante ese periodo la sucesión es el contribuyente, no cada heredero por separado.
¿Quién presenta la declaración de renta de una persona fallecida?
La presenta y firma el representante que figure en el RUT de la sucesión: normalmente el albacea, el heredero con administración de bienes o, si no hay ninguno, el curador de la herencia yacente. Si el proceso aún no comenzó, los herederos pueden designar de común acuerdo a un representante con el documento que exige la DIAN.
¿Qué formulario usa una sucesión ilíquida?
Si el causante era residente fiscal en Colombia al morir, la sucesión usa el Formulario 210 y el sistema cedular. Si no era residente fiscal, usa el Formulario 110 y el sistema ordinario. La residencia del heredero no cambia esta elección.
¿Los herederos deben declarar los bienes antes de la adjudicación?
No deben copiar automáticamente en sus declaraciones personales los bienes que todavía pertenecen a la sucesión ilíquida. Mientras no exista adjudicación, la sucesión conserva la obligación de declarar sus bienes, rentas y deudas si está obligada; cada heredero declara sus propios bienes y rentas.
¿Cuándo se declara la herencia como ganancia ocasional?
La herencia o legado se analiza en cabeza del heredero o legatario cuando se causa con la liquidación y adjudicación, no simplemente en la fecha de la muerte. El valor, las exenciones y la tarifa deben revisarse con los artículos 302, 303 y 314 del Estatuto Tributario y los soportes de la adjudicación.
¿Hay que actualizar el RUT del fallecido?
Sí, si la sucesión está obligada a declarar renta o tiene otra obligación tributaria. El representante debe inscribirla o actualizar el RUT con el registro civil de defunción, su identificación y el documento que acredita su calidad; después de la liquidación debe seguir el trámite DIAN para actualizar y cancelar el RUT.
¿Qué pasa si la sucesión se liquida después del año gravable?
La sucesión debe cumplir las declaraciones que correspondan hasta la fecha en que deje de ser contribuyente. Si el servicio de la DIAN solicita una declaración por fracción del año siguiente, se debe seleccionar esa opción y usar el formulario vigente; no reemplaces la declaración de la sucesión por una copia en la declaración del heredero.
¿Cómo puede ayudarme Justi con una sucesión ilíquida?
Justi puede ordenar certificados, declaraciones anteriores, extractos, bienes, rentas, deudas y documentos de representación para preparar una carpeta de revisión. No designa representantes, no interpreta una partición, no certifica la calidad de heredero, no decide la ganancia ocasional ni reemplaza al contador o al abogado del proceso sucesoral.
Deja que Justi haga los cálculos.
Sube tus certificados: la IA lee documentos y el motor tributario calcula tu declaración, casilla por casilla. Empiezas gratis y pagas desde $120.000 solo al final.