La respuesta corta: sí puede ser deducible, pero cambió el soporte
Si patrocinaste un aprendiz y pagaste su apoyo de sostenimiento, no decidas la deducción únicamente con el extracto bancario. Hay que responder dos preguntas separadas: primero, qué vínculo existió y qué obligación pagaste; segundo, qué evidencia fiscal permite llevar ese valor como costo o deducción en el período correcto.
La DIAN aclaró en 2025 que la Ley 2466 modificó la naturaleza del contrato de aprendizaje. El contrato pasó a definirse como laboral especial y a término fijo, con derechos y obligaciones laborales; por eso, los pagos asociados deben soportarse con DSNE para imputarlos como costo o deducción en renta.
El pago real no corrige una clasificación equivocada
Qué cambió con la Ley 2466 de 2025
El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo y definió el contrato de aprendizaje como un contrato laboral especial y a término fijo. La norma regula el apoyo o remuneración según la fase y reconoce obligaciones laborales y de seguridad social que deben revisarse con el texto vigente y los hechos del contrato.
La consecuencia tributaria está en el Concepto DIAN 17232 de 2025 : la nueva naturaleza laboral activa la regla del artículo 4 de la Resolución DIAN 000013 de 2021 para los contribuyentes que necesitan soportar costos y deducciones derivados de pagos laborales. La DIAN reiteró la misma conclusión en el Concepto DIAN 14600 de 2025 .
| Elemento | Antes de la reforma | Después de la entrada en vigor |
|---|---|---|
| Naturaleza | La doctrina anterior trataba el apoyo como una obligación de formación sin naturaleza salarial. | El contrato de aprendizaje es laboral especial y a término fijo, según la Ley 2466. |
| Soporte electrónico | El Concepto DIAN 5935 de 2025 hablaba de documentos idóneos respaldados en contabilidad, sin exigir DSNE. | El Concepto DIAN 17232 exige DSNE para imputar los pagos asociados como costo o deducción. |
| Prueba adicional | Siempre debían conservarse contrato, pago, contabilidad y relación con la actividad. | Esos requisitos siguen vigentes; el DSNE se suma y no los reemplaza. |
Si 2025 está partido en dos regímenes
Apoyo de sostenimiento y cuota monetizada no son lo mismo
El apoyo de sostenimiento es el pago asociado al aprendiz vinculado mediante contrato de aprendizaje. La cuota monetizada, en cambio, es el pago que realiza el obligado cuando cumple su obligación de aprendizaje por la vía prevista para monetizarla. No uses el soporte de una para justificar la otra.
| Pago | Pregunta principal | Carpeta que debes conservar |
|---|---|---|
| Apoyo al aprendiz | ¿Existió un contrato laboral especial y el pago corresponde a una fase y período reales? | Contrato, identificación, fase, liquidación, DSNE, comprobante de pago, aportes y registros contables. |
| Cuota monetizada | ¿El pago surge de la obligación legal, está correctamente liquidado y es necesario para la actividad? | Liquidación o acto que fija la cuota, soporte del SENA, comprobante, fecha, contabilidad y prueba de causalidad. |
| Práctica o vinculación formativa | ¿Se trata de una modalidad distinta al contrato de aprendizaje? | Convenio, institución educativa, plan formativo, duración, supervisión y soporte de la actividad. |
El Concepto DIAN 11802 de 2025 analiza la cuota monetizada bajo los criterios generales de deducibilidad del artículo 107 del Estatuto Tributario. La conclusión sobre la cuota no elimina el análisis separado que exige la nómina del aprendiz ni convierte cualquier pago educativo en gasto deducible.
Primero clasifica el vínculo: aprendiz, práctica o formación
El Decreto 223 de 2026 reglamenta el contrato de aprendizaje y diferencia esa modalidad de otras relaciones formativas. El nombre que usen la empresa, el estudiante o la institución no decide el tratamiento tributario. Revisa el documento que originó el vínculo, quién lo suscribió, cuál era la finalidad y qué obligaciones se ejecutaron realmente.
| Control | Qué debes verificar | Riesgo si lo omites |
|---|---|---|
| Documento | Si existe contrato de aprendizaje o convenio de otra modalidad y quiénes son las partes. | Llevar una práctica o monitoría como nómina de aprendiz. |
| Fase | Si la etapa lectiva, práctica o dual coincide con las fechas y el programa de formación. | Pagar o deducir un valor que no corresponde a la etapa real. |
| Obligado | Si la persona natural o empresa es quien patrocina, paga y solicita el costo o deducción. | Usar documentos de un tercero o duplicar la deducción. |
| Obligaciones | Si se cumplieron aportes, prestaciones y demás obligaciones que resulten aplicables. | Confundir el neto transferido con el costo laboral completo. |
No todos los estudiantes son aprendices
Requisitos tributarios que siguen vigentes
El DSNE es un requisito de soporte para los pagos laborales, pero la deducción todavía debe cumplir las reglas generales. El artículo 107 del Estatuto Tributario exige relación de causalidad con la actividad productora de renta, necesidad y proporcionalidad según la actividad. Los artículos 743 , 770 y 771-2 ayudan a ordenar la prueba, los libros y los documentos que respaldan costos y deducciones.
- Contrato y realidad: el documento debe coincidir con la persona, la empresa, el programa, las fechas y la fase efectivamente ejecutada.
- Valor y período: cruza apoyo, salario o pagos laborales, novedades, prestaciones, aportes y fecha de pago o abono; no declares solo el neto bancario.
- DSNE: conserva el XML o representación, consecutivo, CUNE, fecha y resultado de validación de producción que corresponda.
- Causalidad: explica qué ingresos o actividad empresarial se apoyaron con el aprendizaje y por qué el valor es razonable.
- Contabilidad y pago: concilia el registro, comprobante bancario, aportes y cualquier retención con el valor que llevas a renta.
- No duplicación: separa el apoyo, prestaciones, aportes y cuota monetizada; evita llevar dos veces el mismo concepto.
Un DSNE validado no es una aprobación de la deducción
Paso a paso para revisar el AG 2025
- 1. Cierra el universo: lista cada aprendiz, contrato, patrocinador, etapa y fecha de inicio y terminación.
- 2. Separa la transición: marca pagos anteriores y posteriores a la entrada en vigor de la Ley 2466, sin asumir que todo 2025 tiene la misma regla.
- 3. Clasifica el vínculo: diferencia aprendizaje, práctica, vinculación formativa, monitoría y otras modalidades.
- 4. Reconstruye la liquidación: cruza apoyo o salario, prestaciones, aportes, novedades, pago y contabilidad.
- 5. Verifica el DSNE: confirma que el documento corresponde al beneficiario, período y valor reales, y que fue transmitido en el ambiente aplicable.
- 6. Revisa la cuota monetizada: si existe, crea una carpeta separada con liquidación, soporte del SENA, pago y análisis del artículo 107.
- 7. Lleva el valor correcto: ubica el costo o deducción en la cédula y sección de la actividad del Formulario 210 que correspondan, sin crear una casilla especial.
- 8. Guarda la explicación: conserva una conciliación que permita llegar desde la declaración hasta el contrato, el DSNE y el comprobante bancario.
Si falta un documento
Errores frecuentes y soportes recomendados
| Error | Por qué es riesgoso | Control práctico |
|---|---|---|
| Usar el Concepto 5935 sin mirar la reforma | La doctrina anterior no incorpora la nueva naturaleza laboral del contrato. | Separa fechas y aplica el Concepto 17232 a los hechos posteriores a la reforma. |
| Deducir solo con transferencia | El banco prueba un movimiento, no la modalidad, el período ni la causalidad. | Cruza contrato, liquidación, DSNE, aportes, contabilidad y comprobante. |
| Mezclar cuota monetizada y apoyo | Son obligaciones y soportes diferentes y pueden duplicar el valor. | Mantén dos conciliaciones y dos carpetas documentales. |
| Llamar aprendiz a toda práctica | La modalidad formativa puede tener reglas y soportes distintos. | Revisa convenio, institución, plan y Decreto 223 de 2026. |
| Declarar el neto pagado | Ignora prestaciones, aportes, retenciones o novedades que integran la liquidación. | Reconstruye el costo laboral y concílialo con el DSNE. |
| Duplicar el costo | El mismo pago aparece en nómina, cuota o una cuenta adicional. | Usa un identificador por aprendiz, concepto, período y documento. |
Como mínimo, conserva contrato y otrosíes, identificación y programa de formación, certificación de fase, liquidación mensual, DSNE y su validación, comprobantes de pago, aportes y prestaciones, registros contables, conciliación bancaria y soportes de la cuota monetizada cuando aplique. La carpeta debe permitir explicar cualquier diferencia entre lo pagado, lo transmitido y lo declarado.
¿Cómo ayuda Justi y cuál es su límite?
Justi puede ordenar la información por aprendiz, contrato, fase, período y concepto; detectar diferencias entre la liquidación, el banco, el DSNE y la contabilidad; y preparar una lista de soportes faltantes para tu revisión.
Justi no decide si una persona es aprendiz, no genera ni transmite nómina electrónica, no certifica la cuota ante el SENA, no liquida obligaciones laborales ni presenta tu declaración. La IA organiza y explica; tú y tu asesor validan los hechos y firman.
Para complementar esta revisión, consulta la guía de nómina electrónica extemporánea, la guía general de deducciones y la guía del documento soporte a no obligados a facturar. No sustituyen la clasificación del vínculo ni la revisión temporal de esta guía.
Fuentes oficiales consultadas
- DIAN · Concepto 17232 de 2025, DSNE en contratos de aprendizaje después de la Ley 2466
- DIAN · Concepto 14600 de 2025, pagos a aprendices y cuota de aprendizaje monetizada
- DIAN · Concepto 5935 de 2025, doctrina anterior sobre apoyo de sostenimiento
- DIAN · Concepto 11802 de 2025, deducibilidad de la cuota monetizada
- SENA · Ley 2466 de 2025, artículo 21 y vigencia de la reforma laboral
- SENA · Decreto 223 de 2026, reglamentación del contrato de aprendizaje y prácticas
- DIAN · Resolución 000013 de 2021, documento soporte de pago de nómina electrónica
- Estatuto Tributario · artículos 107, 743, 770 y 771-2
Esta guía usa doctrina y normas oficiales como marco general. La conclusión de un caso concreto depende del contrato, la fecha, la fase, los pagos, el DSNE, los aportes y la actividad que genera la renta. La publicación no confirma indexación en buscadores.
Preguntas frecuentes
¿El apoyo de sostenimiento de un aprendiz es deducible en renta?
Puede serlo si el pago corresponde a un contrato de aprendizaje real, está relacionado con la actividad productora de renta, cumple causalidad, necesidad y proporcionalidad y se encuentra debidamente soportado. Para los contratos y pagos bajo la naturaleza laboral especial reconocida por la Ley 2466 de 2025, la DIAN exige el documento soporte de pago de nómina electrónica para imputarlo como costo o deducción.
¿Desde cuándo debo usar nómina electrónica para los pagos a aprendices?
El Concepto DIAN 17232 de 2025 señala que, con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, el contrato de aprendizaje tiene naturaleza laboral especial y los pagos asociados deben soportarse mediante el DSNE para llevarlos como costo o deducción. Si el año 2025 mezcla periodos, contratos, pagos o cambios de régimen, separa los hechos por fecha y no apliques una regla única al año completo.
¿Qué decía la DIAN antes de la reforma laboral?
El Concepto DIAN 5935 de 2025 reflejaba la interpretación anterior: el apoyo podía probarse con documentos idóneos respaldados en la contabilidad, sin exigir DSNE ni documento soporte para no obligados a facturar, porque en ese momento no se trataba como salario. Esa doctrina debe leerse como antecedente y no como autorización para ignorar el cambio posterior de naturaleza laboral.
¿La cuota de aprendizaje monetizada se trata igual que el apoyo pagado al aprendiz?
No. La cuota monetizada es un pago distinto al SENA derivado de la obligación de contratar aprendices. El Concepto DIAN 11802 de 2025 reconoce que puede ser deducible si cumple causalidad, necesidad y proporcionalidad del artículo 107 del Estatuto Tributario. Conserva la liquidación, la obligación, el comprobante y la prueba de pago; no la mezcles con la nómina del aprendiz.
¿Una práctica universitaria es el mismo contrato de aprendizaje?
No necesariamente. El Decreto 223 de 2026 distingue el contrato de aprendizaje de otras modalidades, como la vinculación formativa, la relación docencia-servicio, el voluntariado o las monitorías. Clasifica primero el vínculo y sus documentos; no generes un DSNE de aprendiz solo por el nombre informal de la práctica ni lleves una práctica como deducción sin probar su relación con la actividad.
¿Puedo deducir el pago si no tengo DSNE?
No asumas que los comprobantes bancarios reemplazan el DSNE cuando el vínculo ya está dentro de la nueva naturaleza laboral. Revisa el periodo, corrige o genera el documento por el mecanismo aplicable y conserva la carpeta completa. La existencia del DSNE tampoco sustituye la prueba del contrato, del pago, de la actividad y de los demás requisitos tributarios.
¿Dónde se lleva este valor en el Formulario 210?
No existe una casilla autónoma llamada apoyo de sostenimiento. Como empleador, clasifica el costo o deducción en la cédula y sección que correspondan a la actividad que produce la renta, siguiendo el formulario e instructivo del año. No lo lleves a una deducción personal ni lo restes dos veces por aparecer también en la nómina.
¿Cómo puede ayudar Justi con los pagos a aprendices?
Justi puede ordenar contratos, fases, pagos, documentos de nómina, comprobantes, PILA y soportes del SENA para señalar diferencias de fechas o valores. No determina la modalidad laboral, no genera ni transmite el DSNE, no certifica el cumplimiento de la cuota y no reemplaza la revisión de un contador o asesor laboral.
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